Google: Mit dem kostenlosen Workspace die Schatten-IT konsolidieren

Ein neues und kostenloses Workspace-Paket führt Google speziell für solche Unternehmensnutzer ein, die bislang Dienste wie Docs, Sheets und Drive getrennt und ohne Wissen der eigenen IT eingesetzt haben. Für Essentials Starter müssen Anwender keinerlei Zahlungsinformationen hinterlegen, einzige Voraussetzung ist eine Registrierung per E-Mail-Adresse. Anschließend lassen sich mit wenigen Klicks Kollegen oder externe Nutzer einladen. Workspace konkurriert mit anderen Rumdum-glücklich-Paketen wie Microsoft 365.

Nicht alle Funktionen an Bord

Neben der Office-Suite und deren Kollaborationsfunktionen ist auch Google Meet mit an Bord, das jedoch eingeschränkt ist: Videokonferenzen sind auf bis zu 100 Teilnehmer und eine Länge von 60 Minuten limitiert – davon ausgenommen sind Direktanrufe. Pro Anwender stehen beim kostenlosen Workspace 15 Gbyte Speicherplatz für Dokumente. Ansonsten entsprechen die Features den bereits bekannten Google-Applikationen. Auch die gleichzeitig angekündigte, von Microsoft Teams und Slack abgeguckte Oberfläche ist nicht mit an Bord.

Der Anbieter stellt in seiner Ankündigung der Essentials Starter insbesondere als Vorteil heraus, dass Unternehmensnutzer mit dem neuen Paket "einfach ihre eigenen Produktivitätswerkzeuge" wählen könnten und so "moderne Kollaboration in ihre Firma tragen" würden. Ein anderer Begriff für auf eigene Faust eingeführte Tools außerhalb der Kontrolle der eigenen Administration ist die Schatten-IT. Verantwortliche sehen sich aber gerade bei Cloud-Diensten mit abfließenden Daten konfrontiert – und das deklarierte Ziel ist meist vielmehr, diese wieder unter Kontrolle zu bekommen.

Plötzlich mehr Tracking

Gleichzeitig hat Google angekündigt, die Option "Web- & App-Aktivitäten" in der Admin-Konsole von Workspace grundlegend zu ändern. Zum einen hält der Anbieter den Suchverlauf aller seiner Nutzer separat vor, die so in der Suche ihre vorigen Eingaben und Resultate präsentiert bekommen. Das andere Tracking findet sich unter derselben Einstellung – allerdings mit einem zentralen Unterschied: Administratoren verlieren die zentrale Kontrolle darüber, denn Nutzer können dies aktivieren, selbst wenn Verantwortliche dies zuvor in der Konsole abgeschaltet haben.

Hinzu kommt: Den Suchverlauf schaltet Google mit der Änderung wieder standardmäßig ein, selbst wenn dies in den alten Einstellungen explizit nicht erwünscht war. Für Werbezwecke sollen die Daten in keinem Fall herangezogen werden und löscht sie nach 18 Monaten, versichert Google im zugehörigen Support-Dokument.

(fo)